NORMATIVA DE APLICACIÓN EN EL SISTEMA GENERAL DE ARCHIVO DE LA GERENCIA MUNICIPAL DE URBANISMO

OBJETO:

Esta normativa tiene por objeto establecer el Sistema General de Archivo de la G.M.U., que permitirá la conservación ordenada y lógica del conjunto de documentos generados por la actividad de la Gerencia. La finalidad última es permitir una consulta y localización de los documentos fácil y eficaz.

ALCANCE:

Esta normativa alcanza a toda la documentación que se genera en los distintos Servicios de la Gerencia. Por tanto afecta, a todo el personal de la empresa para su conocimiento y cumplimiento.

CAUSA:

La creciente acumulación de documentación en las distintas oficinas de la G.M.U., hace necesaria la adopción de una serie de medidas encaminadas a satisfacer las necesidades administrativas de espacio físico, es decir, necesidad de espacio para los archivos de oficina, medidas que además deben de garantizar la organización, conservación y el servicio de dichos documentos, desde las propias áreas de gestión administrativa hasta su ingreso en el Archivo Central de la G.M.U., desarrolladas dentro del marco legislativo que le es de aplicación, en concreto la Ley 3/1984 de Archivos de Andalucía y su posterior desarrollo en el Decreto 97/2000.

En base a lo anterior y entretanto se habilite el espacio y se dote de personal adecuado y suficiente para organizar un Archivo Central Administrativo, se cede, por parte de la Oficina de Archivo, el Déposito, denominado en plano con la letra A, donde se habililtará espacio suficiente para cada oficina que lo solicite, donde podrán permanecer los Archivos de Oficina hasta su traspaso al Archivo Central, dichas normas de ingreso son las reflejadas en esta normativa, pero su custodia y gestión corresponde a las oficinas productoras.

Los Jefes de Servicio de las diferentes unidades administrativas deberán de adoptar las siguientes medidas:

1. MEDIDAS RELATIVAS A LA CUSTODIA DE DOCUMENTOS

1.1. Los funcionarios o empleados de la G.M.U., están obligados a la custodia de los documentos, sin que puedan ordenar su destrucción antes del momento de transferencia al Archivo o Depósito.

1.2. Toda persona que desempeñe funciones políticas o administrativas en la Administración Municipal está obligada a entregar los documentos que haya generado en razón de su cargo al cesar sus funciones, conforme al Art.54.1 de la Ley 13/1985, del Patrimonio Histórico Español.

1.3. Los documentos generados por una unidad sólo podrán ser prestados a otras unidades administrativas municipales por razón de su trámite, y a los miembros de la Corporación, en los términos establecidos en los art.14, 15 y 16 del R.O.F.R.J. de las Entidades Locales. De tales préstamos deberá de quedar registro en la oficina productora, a la cual deberán regresar a la mayor brevedad.

1.4. Cada responsable de Servicio y los Administrativos designados del mismo, serán los responsables del archivo de las series documentales que se generen como fruto de su actividad durante su etapa de archivo de gestión.

2. MEDIDAS PARA EL INGRESO DE FONDOS EN EL DEPOSITO Y FACILITAR LAS TAREAS DE BÚSQUEDA Y RECUPERACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN EN LOS ARCHIVOS DE GESTION.

2.1. La documentación enviada al depósito de documentos deberá estar contenida en cajas archivadoras normalizadas, nunca en otro tipo de embalaje. No se introducirán en cajas carpetas suspendidas, clasificadoras, clips, gomas o cualquier otro artilugio que pueda degradar el papel.

2.2. En el interior de los contenedores, los expedientes estarán unidos. Los documentos se irán incorporando a los mismos a medida que avanza el proceso de tramitación. No se podrán extraer documentos sueltos de su expediente ni fragmentar o separar partes del mismo.

2.3. La formación y ordenación de los expedientes corresponderá a los Administrativos de las unidades de trabajo. Para su facilidad todos los expedientes producidos en la Gerencia estarán numerados dentro de cada serie, identificada en el cuadro de clasificación. Este número combinado con el código de serie y expedientee será referencia única y estable de cada uno de los expedientes.

2.4. En el lateral de la caja se consignará la denominación de la unidad, serie, contenido y fecha.

2.5. Se archivarán separadamente los distintos tipos de expedientes que genera la oficina productora.

2.6. El traslado de la documentación al depósito deberá quedar reflejado en la "Hoja de remisión de Fondos" que facilitará el Archivo (anexo I). En ella se hará constar, pormenorizadamente, el nº de cajas que se envían y el contenido de cada una de ellas (art. 179 del R.O.F.R.J. de la Entidades Locales).

2.7. Previamente al traslado de la documentación se dará cuenta al responsable de la Oficina de Archivo.

2.8. La documentación contenida en dicho depósito es resposabilidad del Servicio Productor, hasta que no sea transferida a la Oficina de Archivo.

2.9. Cada Servicio y/u Oficina nombrará a la/s persona/s que tengan acceso a dicho depósito. Sin dicho permiso el acceso será denegado.

2.10. Dicho deposito está destinado a los archivos de gestión y está terminantemente prohibido el almacenaje.

3. MEDIDAS PARA LAS TRANSFERENCIAS REGULARES DESDE LOS ARCHIVOS DE OFICINA AL ARCHIVO CENTRAL DE LA G.M.U.

3.1 .La documentación ya tramitada, sin vigencia administrativa o no necesaria para la gestión de la unidad, podrá ser transferida regularmente al Archivo.

3.2. Se entiende por transferencia regular el procedimiento de traspaso periódico de la documentación de un archivo a otro siguiendo el ciclo vital de los documentos.

3.3. Las transferencias regulares se realizarán de acuerdo con los plazos fijados en las tablas de valoración, salvo aquellas que por causas especiales, se hallan establecido con el responsable del Servicio u Oficina Productora.

3.4. Previamente a la transferencia se dará cuenta al responsable de la Oficina de Archivo, quien facilitará cajas normalizadas del Archivo Central y asignará a cada una el número de instalación definitivo.

3.5. Las transferencias se formalizarán mediante relación de entrega u hoja de remisión de fondos. Donde se hará constar el número de unidad de instalción definitivo y el contenido de cada caja, haciendo constar todos aquellos datos por los que consultará la Oficina Productora.

3.6. Con carácter inmediato a dicha transferencia se eliminará toda aquella documentación de carácter general informativo y no formen parte del expediente.

Asimismo deberán eliminarse las copias, las reproducciones y los borradores de documentos salvo que:

a) contengan anotaciones originales de interés o los documentos originales no estén localizados o en buen estado de conservación.

b) aporten datos de interés para el conocimiento del acto documentado.

c) en el caso de los listados de ordenador, estos estén validados o subsista su valor administrativo.

3.7. El Jefe del servicio informará a la dirección del Archivo que series documentales producidas por su unidad se encuentran en los siguientes supuestos:

a) Ser simples antecedentes de actos administrativos firmes: Aquellos documentos que no forman parte de expedientes, han sido cursados en el curso de su tramitación, por ej. Oficios de remisión, notificación, requerimiento (de informes o certificados), instancias o solicitudes que no hayan dado lugar a expedientes, dossieres informativos...

b) Estar comprendida su información en alguna serie documental generada por otra unidad, implicando duplicidad de la misma.

En tales casos y previa notificación al Archivo, se procederá a su eliminación, de la cual se procederá a levantar la oportuna acta,suscrita por la dirección del Archivo y el Jefe del Servicio correspondiente

3.8. Las transferencias en caso de modificación o supresión de funciones o unidades administrativas, se regirá por lo dispuesto en el articulo 56 del decreto 97/2000.