INFORMACION GENERAL

La Oficina de Archivo y Documentación es la encargada de la planificación, organización, gestión, tratamiento, custodia y difusión de la documentación generada y tramitada por la Gerencia y de fuentes externas que sean de su interés.

ARCHIVO

Se encarga de la documentación generada en la G.M.U.:

• Recoger, recepcionar, conservar, describir y servir los documentos de Archivo
• Identificación y valoración de las series documentales.
• Mantenimiento y actualización del cuadro de clasificación, transferencias y conservación.
• Redacción de los manuales de procedimiento de archivo.
• Estudio y apoyo a los archivos de oficina.
• Descripción del fondo.
• Elaboración de los instrumentos de descripción:
• Indices.
• Inventario
• Guías.
• Elaboración de los instrumentos de control:
• Registro de entrada de fondos.
• Registro de salida de fondos.
• Registro de préstamos internos.
• Registro de consultas externas.
• Registro topográfico.

DOCUMENTACIÓN

Proporciona al personal de la Gerencia información elaborada, exhaustiva, pertinente y actualizada sobre un perfil documental de su interés, sirviendo de apoyo en el conocimiento y acceso a las fuentes de información internas y externas necesarias para el desempeño de sus funciones.

• Seleccionar, clasificar y dinamizar la información.
• Selección y adquisición de bases de datos documentales.
• Análisis documental.
• Dossier
• Difusión selectiva de la información.
• Consulta de referencia.
• Búsquedas bibliográficas.
• Obtención de documentos.

BIBLIOTECA

Su finalidad es proporcionar el acceso a las fuentes de información externas al personal de la Gerencia. Se encarga del proceso técnico de las monografías, publicaciones periódicas y de los denominados materiales especiales.

• Selección bibliográfica y de los fondos.
• Adquisición.
• Catalogación y clasificación.
• Tejuelado, signaturado y sellado.
• Formación e informatización del catálogo.